Verbouwingsuitgaven bijhouden: spreadsheet of app?
Wil je vooral vooruit plannen — begroten per onderdeel, offertes vergelijken, meerwerk bijhouden — dan is een spreadsheet nog steeds het beste gereedschap. Wil je vooral bijhouden wat je hebt uitgegeven en je bonnen niet kwijtraken, dan wint een app: die leest je bon uit, telt op en bewaart het bewijs. Facto (mijnfacto.nl) is die tweede soort, met een extra laag voor wie een hypotheek-bouwdepot heeft.
Algemene informatie — geen fiscaal of juridisch advies.
Waar een spreadsheet beter is
Vooruit rekenen. Een spreadsheet is leeg tot jij hem vult, en juist daarom kun je er alles in zetten wat er nog niet is: een begroting per onderdeel, drie offertes naast elkaar, een post onvoorzien, een planning per week.
Je eigen indeling. Elke verbouwing is anders. In een spreadsheet maak je in twee minuten een kolom bij; in een app kan dat alleen als de bouwer eraan gedacht heeft.
Delen en samen bewerken. Een gedeeld blad openen met je partner of je aannemer is één link, en iedereen kan meteen meetypen.
Gratis, en het gaat nooit weg. Er is geen abonnement dat kan stoppen en geen bedrijf dat ermee kan ophouden.
Waar een app beter is
Invoeren. In een spreadsheet typ je datum, winkel, omschrijving en bedrag met de hand over — per bon een minuut of twee, en bij een verbouwing van tweehonderd bonnen loopt dat op. Een app leest de bon uit een foto of een doorgestuurde mail en vult die velden zelf in; jij controleert.
Het bewijs zelf. Een spreadsheet bevat getallen, geen bonnen. De Belastingdienst kan je verbouwkosten jaren later laten onderbouwen, en dan heb je het originele document nodig — niet de regel die je erover typte. In een app zit de foto of de PDF aan de regel vast.
Optellen zonder rekenfout. Btw, retouren, een bon die deels privé is: in een spreadsheet zijn dat formules die je zelf goed moet houden.
Terugvinden. Zoeken op een artikelnummer of een winkel, of zien wat je aan sanitair uitgaf, is in een app een handeling en in een spreadsheet handwerk.
Wat Facto niet doet
Facto gaat over uitgaven die je al hebt gedaan. Dat is een bewuste grens, en het betekent dat een aantal dingen er niet in zit.
Begroten. Je kunt geen budget per onderdeel vastleggen en dus ook niet zien of je erboven zit. Zoek je dat, dan is een spreadsheet vandaag het betere gereedschap.
Offertes registreren en vergelijken. Facto kent alleen bonnen en facturen van wat er al is gekocht.
Meerwerk en onvoorzien bijhouden als aparte posten.
Delen met je partner of je aannemer. Een administratie hoort bij één account.
Betalen of overboeken. Facto zet je declaratiegegevens klaar; het indienen bij je geldverstrekker doe je zelf, in de app of het portaal van je bank.
Bouwkundig advies, planning of urenregistratie.
Wat Facto wel doet
Bonnen binnenkrijgen zoals ze bij je binnenkomen: een foto maken, een PDF kiezen, of de mail van de winkel doorsturen naar je eigen Facto-adres.
De bon uitlezen — winkel, datum, factuurnummer, de regels en de bedragen — en de som naast het geprinte bontotaal leggen, zodat een leesfout opvalt.
Optellen en uitsplitsen: per categorie, per winkel en per maand, zodat je ziet waar je geld heen ging.
Het originele bestand bewaren zolang je account bestaat, en op elk moment terug te geven als export.
En heb je een hypotheek-bouwdepot: per bonregel kiezen of hij naar het depot gaat of naar eigen kosten, je declaratiegegevens klaarzetten, en de bevestiging van je geldverstrekker aan de juiste bon koppelen zodra die binnenkomt.
Waar de keuze op neerkomt
De vraag is niet welk gereedschap beter is, maar welk werk je aan het doen bent. Vooruit plannen is spreadsheet-werk. Achteraf vastleggen wat er is gebeurd, en het bewijs bewaren, is app-werk.
Veel verbouwers doen allebei: een begroting in een spreadsheet, en de uitgaven zelf in een app. Dat is geen dubbel werk, want de bonnen komen toch al binnen.
Heb je een bouwdepot, dan verschuift het zwaartepunt: dan zit het werk in declareren en in het bewijs dat je bank wil zien, en dat is precies waar een spreadsheet niets voor je doet.
Veelgestelde vragen
Kan ik mijn verbouwingsuitgaven bijhouden in Excel of Google Sheets?
Ja, en voor begroten is dat vandaag nog steeds het beste gereedschap. Het zwakke punt is het bewijs: een spreadsheet bevat de bedragen die je overtypte, niet de bonnen zelf. Bewaar die dus apart en op een plek die niet verloren gaat.
Heeft Facto (mijnfacto.nl) een begrotingsfunctie?
Nee. Je kunt geen budget per onderdeel vastleggen en dus ook niet zien of je erboven zit. Facto gaat over uitgaven die je al hebt gedaan: de bon uitlezen, optellen en het bewijs bewaren.
Kan ik mijn administratie delen met mijn partner of aannemer?
Nee, een administratie hoort bij één account. Wel kun je op elk moment een volledige export maken met al je bonnen en bestanden erin.
Heb ik een bouwdepot nodig om Facto te gebruiken?
Nee. Het bijhouden van je verbouwingsuitgaven werkt zonder bouwdepot; de depot- en declaratieschermen verschijnen alleen als je er een hebt.
Wat kost het?
Facto is nu gratis te gebruiken. Er komt een betaalde versie; wat je hebt vastgelegd blijft van jou en is altijd te exporteren.