Privacyverklaring
Facto helpt je je verbouwuitgaven en je bouwdepot bij te houden. Daarvoor verwerken we persoonsgegevens. We doen dat zorgvuldig en niet meer dan nodig. In deze verklaring lees je welke gegevens we verwerken, waarom, met wie we ze delen en welke rechten je hebt.
1. Wie is verantwoordelijk
De verwerkingsverantwoordelijke voor Facto is Facto. Contact: [email protected].
2. Welke gegevens we verwerken
- Accountgegevens — je e-mailadres en een versleutelde weergave van je wachtwoord.
- Je administratie — de bonnen, facturen en documenten die je uploadt of doorstuurt, met de gegevens die daarop staan (winkel, bedragen, datum, factuur-/leningnummer, en de laatste vier cijfers + autorisatiecode van een betaalkaart als die op de bon staan). Volledige kaartnummers slaan we nooit op.
- Bouwdepotgegevens — saldo, rente, looptijd en de officiële overzichten van je geldverstrekker.
- E-mail naar je eigen adres bij Facto — stuur je documenten naar je adres op
inbox.mijnfacto.nl, dan verwerken we de bijlagen en de tekst van die e-mail. Komt er post van een adres dat niet op je afzenderslijst staat, dan bewaren we uitsluitend dát adres en hoe vaak er post kwam (maximaal 30 dagen) — nooit het onderwerp, de tekst of de bijlage. - Meldingen — zet je push-meldingen aan, dan bewaren we het push-abonnement van je toestel (een technisch adres en sleutels om de melding versleuteld af te leveren).
- Feedback op de uitlezing — corrigeer je een bon, lees je hem opnieuw uit of meld je een fout, dan leggen we vast wat wij lazen en wat het werd (zoals winkel en bedrag), om de herkenning te verbeteren. Bij een geweigerde upload bewaren we daarvoor ook het bestand.
- Je deelcode — deel je Facto met iemand, dan maken we daarvoor een persoonlijke code aan. Meldt iemand zich via jouw link aan, dan leggen we bij die aanmelding vast dat hij via die code binnenkwam. Zo zien we in totalen of delen werkt. We tonen nooit aan iemand anders van wie een link kwam, en er staat niets uit je administratie in.
- Gebruiksdatums — per account houden we een paar datums bij: op welke dag je Facto voor het laatst gebruikte, de eerste dag dat je terugkwam, en of en wanneer je Facto als app vanaf je beginscherm opende. Alleen de datum, geen tijdstip en geen pagina's of handelingen. Daarmee zien we alleen in totalen of Facto gebruikt blijft worden — grondslag: gerechtvaardigd belang.
- Technisch noodzakelijk — functionele cookies, zie punt 9.
3. Waarvoor en op welke grondslag
- De dienst leveren (bonnen uitlezen, toewijzen, declareren, je depot bijhouden) — grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
- Beveiliging (inlogbescherming, misbruik tegengaan) — grondslag: gerechtvaardigd belang.
- Meldingen (een seintje bij een nieuwe bon of een aflopend depot) — grondslag: jouw toestemming, in te trekken via Instellingen.
- De uitlezing verbeteren (feedback-signalen bij correcties en meldingen) — grondslag: gerechtvaardigd belang.
4. Hoe we je bonnen uitlezen (AI) — en doorgifte buiten de EU
Om de regels van een bon automatisch te herkennen, sturen we de bon (afbeelding of PDF) naar een AI-dienst die dat namens ons doet. Dat geldt ook voor een doorgestuurde e-mailtekst en — alleen als we een document van je geldverstrekker niet zelf kunnen lezen — voor dat document (zoals een brief of overzicht). Je gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen. Deze verwerking vindt plaats in de Verenigde Staten; die doorgifte is afgedekt met een verwerkersovereenkomst en de EU-standaardcontractbepalingen (SCC’s). Je administratie zelf (database en originele bestanden) staat op servers binnen de EU.
5. Met wie we gegevens delen
Alleen met dienstverleners die dit voor ons uitvoeren, elk onder een verwerkersovereenkomst: een hostingpartij (applicatie, database en de opslag van je originele bonnen — servers in de EU), de AI-dienst hierboven voor het uitlezen, een e-maildienst voor de post naar je Facto-inbox, en een netwerk- en back-updienst die het verkeer naar de site beveiligt en de dagelijkse back-up bewaart (in de EU) — daarin staat ook een kopie van je originele bestanden. Zij mogen je gegevens uitsluitend voor ons verwerken. We verkopen je gegevens nooit en gebruiken ze niet voor advertenties.
6. Hoe lang we bewaren
Verbouwbonnen hebben bewijswaarde die je lang nodig kunt hebben: voor een eigen woning bestaat geen vaste wettelijke termijn — bewaar ze zolang je hypotheekrenteaftrek voor die verbouwing loopt (zakelijk geldt 7 tot 10 jaar). Daarom vernietigen we een bon met bewijswaarde nooit automatisch: je kunt een bon archiveren (blijft bewaard zolang je account bestaat, terug te zetten) in plaats van verwijderen. Alleen lege concepten (geen bedrag, geen bestand) kun je naar de prullenbak sturen; die worden na 30 dagen definitief opgeruimd. Verwijder je je account, dan schakelen we het uit en verwijderen we al je gegevens definitief na een herstelperiode van 30 dagen — zie hieronder. Om verlies te voorkomen maken we dagelijks een back-up van de database en je originele bestanden; verwijderde gegevens kunnen daardoor nog enige tijd in back-ups aanwezig blijven voordat die zijn doorgeschoven.
7. Je rechten
- Inzage & meenemen — via Instellingen › Account › Exporteer alles download je al je bonnen (CSV) plus de originele bestanden in één ZIP.
- Verwijderen — via Instellingen › Account › Account verwijderen schakel je je account uit. Log je binnen 30 dagen weer in, dan staat alles er nog; daarna verwijderen we je gegevens definitief.
- Corrigeren — je past je gegevens zelf aan in de app: een bon via de bon zelf, je e-mailadres en wachtwoord via Instellingen › Account.
- Beperken of bezwaar maken — laat het ons weten via het contactgegeven bij punt 1.
- Klacht — je mag altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
8. Beveiliging
We beschermen je gegevens onder meer met versleutelde verbindingen, een versleuteld opgeslagen wachtwoord, bescherming tegen herhaalde inlogpogingen, en strikte scheiding zodat je alleen bij je eigen gegevens kunt. Toegang tot de originele bestanden loopt uitsluitend achter je login.
9. Cookies
Facto gebruikt alleen functionele cookies: een sessiecookie om je ingelogd te houden, een cookie die onthoudt dát je hier eerder inlogde (zodat je bij een verlopen sessie op het inlogscherm terechtkomt en niet op de wachtlijst-pagina, en zodat je eigen bezoeken buiten onze anonieme bezoekersteller blijven), een kortlevende cookie die na het inloggen onthoudt welke pagina je wilde openen, en tijdens het inloggen een kortlevende cookie met je ingevulde e-mailadres. Daarnaast bewaart je browser lokaal enkele functionele voorkeuren (zoals welke melding je al zag). We gebruiken geen tracking- of advertentiecookies en geen analyse van derden. Daarom vragen we je geen cookie-toestemming.
10. Wijzigingen
We kunnen deze verklaring aanpassen als de app verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer we haar voor het laatst hebben bijgewerkt.
Je regelt alles zelf in de app: exporteren, corrigeren of verwijderen via Instellingen › Account.